Jak zweryfikować podatnika na Białej Liście?
1 września 2019 Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) udostępnił wykaz podmiotów VAT, zwany powszechnie „białą listą podatników VAT”. Funkcjonujące wcześniej rejestry zostały połączone w jedną bazę podatników, która prócz danych rejestrowych i statusu podatnika, zawiera aktualne numery rachunków bankowych zgłoszone służbom skarbowym. Biała lista jest aktualizowana raz na dobę w każdy roboczy dzień tygodnia.
Istnienie tej listy może być dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców i czynnikiem zmniejszającym ryzyko ponoszenia konsekwencji tzw. solidarnej odpowiedzialności VAT. Sprawdzenie kontrahenta w białej liście i zapamiętanie elektronicznego kodu odpowiedzi, jest istotnym elementem dochowania oceny należytej staranności kontrahentów, co chroni przedsiębiorcę przed bardzo poważnymi konsekwencjami podatkowymi.
Niestety wprowadzane zmiany prawne tworzą również dodatkowe ryzyka dla przedsiębiorców. W szczególności, każda zapłata przelewem na rachunek inny niż wskazany na białej liście, za transakcję której wartość brutto przekroczy 15 000 zł, będzie skutkował brakiem możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych!
Ewentualnych sankcji można uniknąć powiadamiając naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu płatności na rachunek spoza listy, ale termin zgłoszenia nie może przekroczyć 3 dni od daty zlecenia przelewu.
Dla uniknięcia konsekwencji, które wynikają z ustawy należy:
Przed realizacją przelewu:
- zweryfikować czy kontrahent widniejący na białej liście ma właściwy status płatnika,
- zweryfikować czy wszystkie numery rachunków bankowych na które dokonujemy płatności znajdują się w wykazie KAS. Dotyczy to płatności przekraczających 15 000 zł, należy jednak pamiętać, że wartość 15 tys. zł odnosi się do kwoty transakcji, a nie przelewu i jest wartością brutto,
- zapamiętać kod każdego sprawdzenia, tak by w przypadku kontroli służb skarbowych, móc wylegitymować się dowodem dokonania weryfikacji.
Po realizacji przelewów należy sprawdzić:
- prawidłowość rozliczeń, a w przypadku zidentyfikowania błędu w nieprzekraczalnym terminie 3 dni poinformować właściwego, dla odbiorcy przelewu, naczelnika urzędu skarbowego o ewentualnych wątpliwościach.
Wykonanie powyższych czynności pozwoli uniknąć daleko idących sankcji wynikających z ustawy.
Dodatkowo Ministerstwo Finansów intensywnie pracuje nad wprowadzeniem obligatoryjnego mechanizmu podzielonej płatności (ang. split payment) co z dużym prawdopodobieństwem będzie rozbudową funkcji związanych z białą listą podatników VAT.
Właściwą weryfikację kontrahenta można wykonać nieodpłatnie korzystając z portalu internetowego udostępnionego przez KAS. Jednak ręczna weryfikacja dziesiątek, setek, tysięcy przelewów jest w praktyce zadaniem niewykonalnym. Koniecznym, więc staje się zastosowanie programu komputerowego, który automatyzuje proces weryfikacji. Jedną z najlepszych propozycji w tym zakresie jest program KT Weryfikator VAT, autorstwa firmy, której programy do konwersji plików JPK, wspierają pracę setek biur rachunkowych.
KT Weryfikator pozwala zautomatyzować proces kontroli statusu kontrahentów i numerów rachunków bankowych w oparciu o białą listę. Można to zrobić na wiele sposobów, a w szczególności przez:
- zbiorcze sprawdzenie listy kontrahentów na podstawie nr NIP, REGON lub nr konta bankowego,
- weryfikację plików Elixir-O z poleceniami przelewów,
- weryfikację wyciągów bankowych (pliki STA)
Dodatkowo, bardzo użyteczną funkcją jest automatyczny zapis wyników weryfikacji w bazie danych. Umożliwia to wydruk wyników sprawdzenia w dowolnym momencie. Można pobierać zbiorcze, okresowe raporty z wynikami weryfikacji, można sprawdzać konkretne przelewy, lub przelewy do wybranego kontrahenta. Należy pamiętać, że służby skarbowe mają prawo żądać potwierdzeń do 5 lat od wykonania transakcji.
Zapraszamy Państwa do kontaktu z naszym działem handlowym:
Łukasz Dobrowolski, tel. 530 750 523, lukasz.dobrowolski@itexcellence.pl
