(R)Ewolucja w zarządzaniu fakturami, system OCR jako podpora nowoczesnej księgowej

Pamiętając czasy, gdy klient przekazywał odręcznie wystawioną fakturę, ciężką do rozszyfrowania przez lekarski charakter pisma chciałbym przedstawić narzędzia wspierające nowoczesną księgowość.

Zacznijmy od podstawowego pytania. Czym jest OCR?

System OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) to zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Zadaniem OCR jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie.

Jak to działa?

Powyższy przykład odszedł w zapomnienie, zastąpiły go systemy fakturowania. Dokumenty przesyłane są zazwyczaj elektronicznie, lecz wciąż w większości musimy wprowadzać dane ręcznie. OCR automatyzuje proces ręcznego wprowadzania kluczowych informacji z dokumentów, konwertując dane do pliku tekstowego, który możemy wczytać w programie księgowym, niezależnie czy chcemy odczytać jedną czy sto dokumentów. Dzięki automatyzacji, czas poświęcony na wprowadzanie wielu dokumentów zostaje skrócony do minimum.

Jaki system wybrać?

Obecnie na rynku funkcjonuje kilka powyższych systemów. Aby wybrać najbardziej odpowiedni dla siebie, należy odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

·         Do czego chcemy go wykorzystywać? – czy chcemy aby automatyczny odczyt dotyczył wyłącznie dokumentów płatniczych jak FV czy Pro forma, a może oprócz tych wymienionych chcemy przechowywać inne jak umowy, wyciągi bankowe itp.

·         Ile dokumentów miesięcznie przetwarzam? – jak duża ilość dokumentów (w skali miesięcznej/rocznej) będzie odczytywana. Większość dostępnych rozwiązań posiada limity na odczyty stron, musimy wybrać ten który będzie najbardziej odpowiadał naszym oczekiwaniom.

·         Który będzie dla mnie najbardziej odpowiedni – na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, producenci prześcigają się w funkcjonalności i rozwiązaniach dodatkowych.

Chętnie pomożemy w wyborze najbardziej dopasowanej opcji dla Państwa działalności. Jeśli chcieliby Państwo więcej szczegółów w powyższym temacie zapraszamy do kontaktu na adres mail: sales@itexcellence.pl